Reprendre une copropriété — la méthode.

Étape 1 — Poser la hiérarchie spatiale

Avant tout import, on modélise la copropriété dans la plateforme :

• Complexe (type : copropriété, amicale, association)
• Bâtiments et étages / zones
• Cages ou allées selon la morphologie
• Lots avec tantièmes et clés de répartition (générale / spéciale)

Cette hiérarchie, stockée en arbre, permet ensuite d’imputer les charges au bon périmètre : chauffage collectif du bâtiment A uniquement, ou ascenseur de la cage 2, par exemple.

Étape 2 — Import CSV des lots et des résidents

Le module d’import accepte deux types de fichiers :

• LOTS — numéro de lot, surface, tantièmes, type (appartement, cave, parking…)
• RESIDENTS — nom, email, téléphone, rôle (propriétaire, locataire, occupant), lot associé

L’exécution est asynchrone. À la fin, un rapport ligne par ligne précise :

• Les lignes importées avec succès
• Les erreurs (tantièmes incohérents, email invalide, lot inconnu)
• Les invitations automatiques envoyées aux résidents pour activer leur compte

Étape 3 — Reprise des soldes

Un CSV de soldes initiaux permet de reprendre l’historique financier à date : ce que doit chaque lot au moment de la reprise, ce qui a été payé, ce qui reste dû. Le syndic n’a pas à ressaisir les trimestres passés.

Les reçus historiques peuvent être versés dans l’espace documents par lot, pour garder une trace consultable par les copropriétaires qui le demandent.

Étape 4 — Premier appel de fonds

Dès que la hiérarchie et les soldes sont en place, le premier appel de fonds peut être lancé :

1. Sélection de l’exercice fiscal et des lignes budgétaires concernées
2. Choix de la clé de répartition (générale, spéciale par bâtiment, spéciale par cage…)
3. Calcul automatique des montants dus par lot selon les tantièmes
4. Envoi email aux copropriétaires

En deux clics, 50 ou 500 appels sont émis et notifiés. Chaque paiement encaissé déclenche un reçu PDF automatique.

Étape 5 — Documentation et passation propre

Les documents critiques de l’ancien syndic (règlement de copropriété, PV des AG passées, contrats fournisseurs, diagnostics) sont archivés dans l’espace documents, versionnés et scellés. Ils deviennent consultables par les profils autorisés.

À l’inverse, si un jour vous souhaitez quitter SyndiClub, vous pouvez exporter l’ensemble de vos données en CSV. Aucun effet de verrou.

Combien de temps ça prend vraiment ?

Pour une copropriété de 50 lots avec des données propres, une première utilisation entièrement opérationnelle se met typiquement en place en une journée de travail répartie sur la semaine. La plupart du temps est passé à nettoyer le CSV de l’ancien syndic, pas à opérer SyndiClub.