Les relances en 3 niveaux — la mécanique.

Le suivi de solde : DUE → PARTIAL → PAID

Chaque appel de fonds se décompose en items par lot. Quand un copropriétaire paie, quel que soit le moyen (virement, chèque, carte, espèces, mobile money), le statut de son item évolue :

• DUE — montant dû, aucun paiement reçu
• PARTIAL — paiement partiel encaissé
• PAID — solde nul, item clos

Les relances ne se déclenchent que sur les items qui ne sont pas PAID. Un copropriétaire qui a payé n’est jamais relancé par erreur.

Niveau 1 — Rappel amiable

Passée l’échéance, un rappel email est envoyé au copropriétaire concerné. Ton courtois, rappel du montant dû, du numéro de lot, de l’échéance, et référence à utiliser pour le virement bancaire.

Aucune pénalité à ce stade. L’objectif est d’éviter l’escalade.

Niveau 2 — Mise en demeure

Si le solde est toujours dû après le délai de grâce configuré, le système bascule l’item en FORMAL_NOTICE :

• Calcul automatique des pénalités de retard au taux configuré
• Génération d’une mise en demeure PDF (format A4 de référence, reprenant le lot, le montant principal, les pénalités, le délai légal de régularisation)
• Notification au copropriétaire avec le PDF joint
• Alerte au syndic dans son tableau de bord

Le PDF est horodaté et archivé dans l’espace documents avec un sceau numérique — indispensable en cas de contentieux ultérieur.

Niveau 3 — Contentieux

Si la mise en demeure reste sans effet, l’item passe en LEGAL. Le syndic reçoit un signalement dédié dans son dashboard. Le dossier complet (historique de paiement, rappels envoyés, PV d’AG concernés) est consultable en un clic pour transmission au conseil syndical ou à un avocat.

Aucune action légale n’est automatisée — le syndic garde le contrôle de l’escalade juridique.

Un passage quotidien automatique, zéro oubli

Tous les paliers sont évalués chaque nuit automatiquement. Le syndic ne programme pas les relances à la main — il configure la politique une fois (délais, taux de pénalité, canaux) et le système applique.

Chaque envoi de relance est journalisé : date, canal, modèle utilisé, statut de remise. En cas de litige, la chaîne complète est restituable.