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Fonctionnalités & profils

Six modules.
Six profils, chacun servi.

Du gestionnaire qui n’a plus le temps de saisir au copropriétaire qui veut juste payer ses charges depuis son canapé : voici ce que SyndiClub change pour chaque profil, fonction par fonction. Sans « bientôt ».

Six profils, six vécus différents

À chacun, ce dont il a vraiment besoin.

Le gestionnaire ne voit pas la même interface que le gardien. Le copropriétaire ne voit pas les comptes du voisin. Chaque profil a une expérience pensée pour son métier — et ne voit que ce qui le concerne.

01
Cabinet de syndic
SYNDIC

Reprenez la main sur les tâches répétitives.

Convocations, appels de fonds, relances, reçus, mises en demeure, PV d’AG : tout ce qui se répète chaque mois est automatisé de bout en bout. Vos gestionnaires arbitrent les cas particuliers — ils ne saisissent plus la routine.

  • Appels de fonds répartis par tantièmes, générés en quelques clics
  • Relances 3 niveaux déclenchées automatiquement, aucun oubli
  • AG : convocation → vote en direct → PV PDF dans la même démarche
  • Dashboard KPIs : recouvrement, tickets, budget, prochaine AG
  • Cloisonnement strict entre cabinets — aucune fuite possible
  • Traçabilité globale : qui a fait quoi, quand
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02
Copropriétaire
COPROPRIETAIRE

Votre copropriété, dans votre poche.

Consultez votre solde, payez en ligne, déclarez un dégât avec photo, votez à votre AG depuis le canapé, téléchargez vos diagnostics. Plus besoin de courir derrière le syndic au téléphone aux heures de bureau.

  • Paiement en ligne (carte, virement, mobile money) + reçu PDF
  • Vote pondéré par tantièmes, en direct ou par procuration
  • Déclaration de ticket avec photo/vidéo/audio et géolocalisation
  • QR codes à usage unique pour vos visiteurs et livreurs
  • Accès aux documents (contrats, PV, diagnostics) selon votre profil
  • Réservation d’espaces communs avec paiement intégré
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03
Locataire
LOCATAIRE

L’immeuble, sans la paperasse.

Accès volontairement restreint aux sujets qui vous concernent : la vie de l’immeuble, les annonces, les signalements, vos réservations. Les questions financières restent entre le syndic et les propriétaires.

  • Déclaration d’incidents dans les parties communes
  • Affichage digital et annonces ciblées
  • Réservation d’espaces communs si le règlement l’autorise
  • QR codes visiteurs
  • Aucun accès aux votes d’AG ni aux finances des propriétaires
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04
Gardien / Concierge
GARDIEN

Un outil terrain, enfin pensé pour vous.

Interface mobile volontairement simple, gros boutons, lisible au soleil ou à la pluie. Vous scannez les visiteurs, vous photographiez les incidents, vous loggez — et vous arrêtez d’appeler le syndic dix fois par jour pour des détails.

  • Scan des QR codes visiteurs et livreurs en un geste
  • Lecture automatique des plaques → résolution du lot associé
  • Journal d’accès horodaté entrée / sortie
  • Création de tickets avec photo et audio sur site
  • Signalement de véhicules mal garés (plaque ↔ lot)
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05
Prestataire externe
PRESTATAIRE

La fin des interventions sans trace.

Vous recevez les tickets qu’on vous assigne avec contexte et photos, vous avancez le statut, vous téléversez la preuve d’intervention. Le syndic voit en direct, le résident est notifié, votre facture est rattachée au ticket. Plus aucun débat sur ce qui a été fait.

  • Tickets assignés reçus avec contexte et médias
  • Étapes du ticket : assigné → en cours → résolu
  • Upload de photo de preuve + facture PDF
  • Messagerie encadrée sur chaque ticket
  • Accès strictement limité à vos interventions
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06
Superadmin (éditeur)
SUPERADMIN

Piloter la plateforme cliente.

L’espace d’administration réservé à la société éditrice : création des cabinets clients, plans tarifaires, activation à la carte des modules, facturation automatique.

  • Création de cabinets clients avec plan initial
  • Activation / désactivation des modules par cabinet
  • Facturation automatique : abonnement fixe + coût par lot
  • Supervision des statistiques globales
  • Accès de support contrôlé sur les cabinets (pour assistance)
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Trois cabinets, trois besoins

On ne gère pas 80 lots comme on en gère 8 000.

Voici trois profils de structures que nous équipons — pour vous aider à voir lequel vous ressemble.

Cabinet de proximité
200 lots, 1 gestionnaire

Le syndic-fondateur gère lui-même. Il veut arrêter d’envoyer ses appels de fonds depuis Word, automatiser ses relances et offrir un vrai portail à ses copropriétaires sans embaucher.

  • Plan Base, déploiement en quelques jours
  • Reprise du fichier des lots en CSV
  • Bénéfice clé : ne plus ressaisir, ne plus relancer manuellement
Cabinet régional
1 200 lots, 4 gestionnaires

Plusieurs immeubles, des AG en série au printemps, des copropriétaires de plus en plus exigeants. Le cabinet veut industrialiser sans perdre la relation client.

  • Plan Pro, modules vie en commun activés
  • AG en ligne déployées sur tout le portefeuille
  • Bénéfice clé : doubler le portefeuille à effectif constant
Groupe & résidences
5 000+ lots, multi-sites

Un groupe gère plusieurs cabinets ou des résidences fermées avec gardiens. Il veut un pilotage consolidé, des accès cloisonnés par site, et une intégration avec ses outils existants.

  • Plan Premium ou Sur-mesure
  • Hébergement Europe ou Afrique au choix
  • Bénéfice clé : un seul tableau de bord pour tout le groupe
Liste complète

Six modules disponibles dès aujourd’hui.

Le périmètre activé dépend du plan souscrit et des options choisies au contrat.

Module A

Patrimoine & lots

  • Hiérarchie complète : complexe → bâtiment → étage → cage → lot (ou zone → allée → villa)
  • Tantièmes par lot et clés de répartition (générale, spéciale par bâtiment, par cage)
  • Statuts adaptables : copropriété, amicale de quartier, association
  • Fiches résidents selon profil (propriétaire, locataire, gardien, prestataire)
  • Véhicules rattachés aux lots pour le contrôle d’accès
  • Import CSV des lots et résidents avec détection d’erreurs ligne par ligne
Module B

Finance : appels de fonds, paiements, relances

  • Appels de fonds répartis automatiquement par tantièmes
  • Cinq moyens de paiement : virement, chèque, carte en ligne, espèces, mobile money
  • Reçu PDF généré pour chaque encaissement
  • Relances automatiques en 3 niveaux (rappel, mise en demeure, contentieux)
  • Pénalités de retard calculées automatiquement, mise en demeure PDF
  • Comptabilité complète : fournisseurs, dépenses, budgets prévisionnels
Module C

Assemblées générales & documents

  • Cycle complet : brouillon → convocation → AG ouverte → clôture
  • Ordre du jour avec résolutions et pièces jointes
  • Vote pondéré par tantièmes, procurations gérées nativement
  • Vote en séance mis à jour en direct sur l’écran de chacun
  • Procès-verbal généré automatiquement en PDF
  • Espace documents versionné et scellé (contrats, diagnostics, PV, factures)
  • Signature électronique via un partenaire reconnu
Module D

Tickets & maintenance

  • Tickets avec délai de résolution selon priorité (urgent, haute, moyenne, basse)
  • Étapes du ticket : ouvert → assigné → en cours → résolu → validé
  • Messagerie par ticket, photos, vidéos, notes audio
  • Assignation aux prestataires externes avec suivi
  • Maintenance préventive : plans récurrents par équipement (ascenseur, chaudière…)
  • Événements générés automatiquement, rappels quotidiens
Module E

Vie en commun

  • Codes d’accès à usage unique pour visiteurs et livreurs
  • Lecture automatique des plaques d’immatriculation au poste de garde
  • Signalement de véhicules mal garés (plaque → lot)
  • Réservation des espaces communs (salle, piscine, parking visiteur) sans conflit
  • Affichage digital : annonces ciblées par public
  • Messagerie interne avec fils de discussion
Module F

Administration & pilotage

  • Tableau de bord syndic : recouvrement, tickets ouverts, budget, prochaine AG
  • Gestion des cabinets clients côté éditeur (pour les revendeurs et partenaires)
  • Facturation automatique : abonnement fixe + coût par lot
  • Activation des modules à la carte selon le plan
  • Notifications email sur chaque évènement clé, SMS et WhatsApp prévus comme modules futurs
  • Export complet CSV + PDF à tout moment

Pas sûr de votre profil ?

Trente minutes au téléphone et on saura ensemble si SyndiClub vous correspond. Sans pression commerciale, juste une réponse honnête.

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